5 Tips om sneller & makkelijker interviews te transcriberen.

Wanneer je (diepte-)interviews afneemt voor het praktijkonderzoek van je bachelor- of masterproef, moet je deze ook volledig uittypen. Dit kan je helpen bij het interpreteren of het coderen van je resultaten. In deze blog geven we je 5 tips om sneller & makkelijker interviews te transcriberen.

1. Spreek duidelijk

De eerste tip lijkt voor de hand liggend, maar wordt door studenten vaak vergeten. Duidelijk spreken maakt het voor jou makkelijker om je interview uit te typen, maar zorgt er ook voor dat transcriptiesoftware je tekst beter begrijpt. Let daarom op de volgende zaken.

• Spreek op voldoende, maar niet te grote afstand van de microfoon.

• Gebruik zoveel mogelijk standaardtaal en vermijd spreektaal.

• Spreek in volzinnen.

• Nummer je vragen mondeling voordat je ze stelt als dat zou helpen om een overzicht te bewaren. Zeker wanneer je meerdere gelijkaardige interviews afneemt, kan dit een hulp zijn.

• Articuleer voldoende. Laat je dialect zoveel mogelijk achterwege.

• Gebruik formele, Nederlandse aansprekingen zoals 'u', 'je' of 'jij'. Vermijd 'gij' en 'uw' wanneer dat niet noodzakelijk is.

BELANGRIJK: vraag van je respondent hetzelfde. Je contactpersoon bevindt zich misschien verder van de micro, of ervaart wat achtergrondgeluid. Het is dus nog belangrijker dat hij de bovenstaande tips in acht neemt.

"Articuleer voldoende en vermijd spreektaal. Vraag hetzelfde van je respondent. Zijn articulatie is vaak belangrijker dan die van jou."

2. Neem je tijd

Je audio transcriberen neemt 5 tot 10 keer de tijd van het interview in beslag. Heb je een interview van 30 minuten, reken er dan op dat je daar toch snel 2,5 uur of langer mee bezig bent. Je typt namelijk niet zo snel als dat je spreekt (ook al denk je misschien van wel). Bovendien kan een slechte audiokwaliteit je transcriptiesnelheid vertragen. Je hebt er dus alle baat bij om je interview niet te snel af te nemen om zo makkelijker te transcriberen. De volgende tips kunnen je daarbij helpen.

• Begin goed. Plan meer tijd in voor je interview dan wat je eerst nodig denkt te hebben. Duurt je interview een half uur? Plan dan zeker 45 minuten in. Dit geeft je voldoende tijd om je vragen te herhalen wanneer iets niet duidelijk is, en helpt ook bij de volgende tips. Leg je respondent ook uit dat het belangrijk is om niet te snel te werken. Tenzij die laatste gehaast is, zal hij dit zeker begrijpen.

• Spreek trager dan normaal. Stel je vragen traag en duidelijk. Dit zorgt ervoor dat je respondent alles goed begrijpt.

• Herhaal je vraag of antwoord. Wanneer je niet tevreden bent met het antwoord van de respondent (bijvoorbeeld omdat hij twijfelt of te snel spreekt), vraag hem dan om zijn antwoord korter en bondiger te formuleren. Vraag bijvoorbeeld "Oké, kan je dat antwoord nu in 1 zin samenvatten?" Op die manier vermijd je overmatig gebruik van "euh" en minimaliseer je het risico dat de respondent zijn zin 3 keer herformuleert, wat de transcriptiesoftware in de war stuurt.

• Plan voldoende tijd in om je interviews te transcriberen. Of je het nu zelf doet, of met behulp van software, transcriberen kost echt veel tijd. Hou daar dan ook rekening mee. Zoals we eerder aanhaalden, duurt het 5 tot 10 keer zo lang om je interview correct uit te schrijven. Transcriberen is bovendien een vervelend werkje en wanneer je 12 keer dezelfde zin hoort voordat je hem volledig hebt uitgetypt, heb je al snel meerdere pauzes nodig.

• Wanneer je eenmaal je interviews uittypt, verspil je beter niet teveel tijd aan ingewikkelde woorden. Wanneer je termen of woorden hebt die moeilijk te spellen zijn of waarbij je een paar keer moet corrigeren, gebruik dan een afkorting. Aan het einde van je Worddocument gebruik je vervolgens de Find & Replace-functie om de afkorting te vervangen door het effectieve woord. Let hierbij wel op dat je steeds dezelfde afkortingen gebruikt.

BELANGRIJK: hou er rekening mee dat je respondent niet oneindig veel tijd heeft. Wat kan helpen om het interview voor te bereiden, is dat je de vragen vooraf doorstuurt zodat hij tijd heeft om zijn antwoorden voor te bereiden. Spoor de respondent eventueel aan om al enkele kernzinnen klaar te houden. Wanneer hij dat oké vindt, kan je zelfs vragen of hij de vragen schriftelijk wil invullen en in het interview mondeling wil toelichten.

"Hou er rekening mee dat transcriberen lang duurt. Reken daarbij op je interviewtijd maal 5 of zelfs maal 10, naargelang de kwaliteit van je audio."

3. Gebruik de juiste apparatuur - OPTIONEEL

• Neem je interview ALTIJD met 2 apparaten op. Een technische fout is snel gemaakt. Voor je het weet, is je interview voorbij en merk je dat je opname niet kwalitatief genoeg is of dat je zelfs vergeten opnemen bent. Neem daarom je interview altijd met 2 apparaten op. Neem bijvoorbeeld je Teams videocall op, en gebruik daarnaast je smartphone om het gesprek op te nemen. Wanneer je klaar bent, maak je best ook meteen een back-up van je audiobestanden.

• Test je apparatuur vooraf om het voorgaande scenario te vermijden.

• Vermijd achtergrondgeluid. Hou er rekening mee dat hoe beter je microfoon is, hoe meer achtergrondgeluid hij opneemt. Dit geldt zowel voor professionele apparatuur, als voor je smartphone of computer. Denk eraan dat je microfoon ook geluiden hoort die jij misschien niet opmerkt, zoals wind of bewegingen van het toestel. Neem je het interview af op dezelfde fysieke locatie? Richt de apparatuur dan naar de respondent. Zijn antwoorden zijn belangrijker dan je vragen. Want die heb je normaal al op papier staan.

• Gebruik professionele apparatuur. Je hoeft hier niet in te overdrijven, maar weet dat een kleine, professionele microfoon vaak beter geluid opneemt dan een standaard smartphone, en zeker een laptop. Een voorbeeld van zo'n microfoon, is de Zoom H1 Handy Recorder. Wanneer je die recorder toch nog te duur vindt, kan je eventueel aan vrienden, familie of een lokaal bedrijf vragen of je zo'n recorder (tegen betaling) kan huren.

"Neem je interview ALTIJD met 2 verschillende apparaten op. Zo vermijd je dat je het interview kwijt bent of opnieuw moet afleggen wanneer één apparaat niet goed werkt of niet opnam."

4. Gebruik de juiste software - OPTIONEEL

Wanneer je zelf weinig tijd of zin hebt om je interviews volledig uit te typen, kan je software gebruiken om te transcriberen. We geven je hieronder enkele mogelijkheden.

Handmatig transcriberen kan met behulp van de volgende tools (we hebben de beste uitgekozen en de minder gebruiksvriendelijke versies achterwege gelaten).

• HappyScribe - €12 p.u. (gratis demo). Als je student bent, krijg je extra korting.

• AmberScript - €15 p.u. (gratis demo).

Professioneel transcriberen kan ook. Hierbij verwerken bedrijven een softwaretranscriptie van je audio en vullen ze die manueel aan. Let er wel op dat deze diensten duurder zijn, en kunnen oplopen wanneer je audio van slechte kwaliteit is, je met accenten spreekt, meerdere sprekers hebt of een snelle oplevering wil.

• Uitgetypt.nl - €1,46 p.m. voor NL transcripties (de prijs loopt snel op bij extra voorkeuren).

• TranscriptieSpecialist - €1,60 p.m. voor NL transcripties (de prijs loopt minder snel op bij extra voorkeuren).

• Rev - €0,90 p.m. voor EN transcripties.

• GoTranscript - €2,10 p.m. voor NL transcripties (de prijs loopt snel op bij extra voorkeuren) en - €0,65 p.m. voor EN transcripties.

BELANGRIJK: hou er rekening mee dat transcriptiesoftware vaak van Engelse makelij is. Wanneer je de mogelijkheid krijgt om te transcriberen in het Nederlands, rekent de software vaak uitsluitend op Nederlandse, en niet Vlaamse taal.

"Transcriptiesoftware is geen toverkunst. Naargelang de kwaliteit van je audio moet je vaak zelf nog manuele aanvullingen voorzien. Dit komt omdat de software ontwikkeld werd voor de Nederlandse, en niet voor de Vlaamse taal."

5. Vraag hulp aan Triomf

Heb je te weinig tijd om alles zelf uit te typen? Of word je gewoon knettergek van de herhalende audio en wil je het transcriberen liever aan iemand anders overlaten? Geen probleem. Je kan steeds contact opnemen met Triomf om je te helpen bij je transcripties. Dat kan op verschillende manieren.

• Full service. Je stuurt ons je audio- of videobestand door. Wij transcriberen eerst met behulp van de HappyScribe software en vervolledigen deze dan manueel. We ontzorgen je dus volledig, waardoor jij meer tijd hebt om andere zaken af te werken. Deze manier is duurder (je betaalt de softwaretranscriptie van €14 p.u. en ons gewoonlijke redactietarief) maar wel de meest 'comfortabele''.

• Software transcriptie met je eigen aanvullingen. Jij levert je audiobestand(en) aan. Wij halen ze door de HappyScribe transcriptor en nodigen je uit om de transcriptie zelf verder aan te vullen. Deze manier komt uiteindelijk goedkoper uit voor jou, maar vergt wel meer van je tijd.

• Van nul af aan. Bij zeer slechte audiokwaliteit raden we je aan om het audio- of videobestand manueel te transcriberen. Je stuurt ons met andere woorden je bestand door, en wij transcriberen manueel aan de hand van ons gewoonlijke redactietarief. Deze manuele transcriptie komt voor slechte audio en video goedkoper uit dan de Full Service-formule.

Dus ...

Transcriberen is een vervelend werkje, maar is noodzakelijk wanneer je interviews afneemt voor je praktijkonderzoek. Om jezelf werk en tijd te besparen, kan je jouw audiokwaliteit op verschillende manieren verbeteren.

• Spreek duidelijke en trage standaardtaal. Articuleer, spreek in volzinnen en vermijd spreektaal.

• Plan voldoende tijd in voor je interview en transcriptie. Herhaal je vragen of antwoorden wanneer dat nodig lijkt.

• Gebruik de juiste apparatuur. Neem je interview op met 2 verschillende apparaten en test ze vooraf. Zorg voor een geluidsvrije omgeving en richt je apparatuur naar de respondent.

• Gebruik software om vlotter te transcriberen.

• Vraag hulp aan Triomf wanneer je zelf onvoldoende tijd hebt om je transcripties te maken.

Twijfel je nog over je aanpak of kan je wel wat extra hulp gebruiken? Wil je jouw planning laten nakijken, heb je een vraag over wetenschappelijk onderzoek of zoek je nog iemand die jouw literatuur kan nalezen? Het contactformulier van Triomf staat altijd klaar voor de vragen of bedenkingen die je hebt.